新規利用者と交わす契約書、重要事項説明書、個人情報利用同意書といった書類。
利用者と事業者双方保管のため、各2部ずつ6箇所へ住所と署名、捺印をご利用者とご家族に求め、「すみません、いっぱい書く所があります。国で決められてるんです、すみません。」と謝りながら、契約を交わしているケースも多く見られます。
しかし、運営基準上、契約書の作成義務はなく、重要事項説明書の説明と同意をもって、サービス利用開始できることとされています。
介護保険法第4条（内容及び手続の説明及び同意）「指定居宅介護支援事業者は、指定居宅介護支援の提供の開始に際し、あらかじめ、利用申込者又はその家族に対し、第十八条に規定する運営規程の概要その他の利用申込者のサービスの選択に資すると認められる重要事項を記した文書を交付して説明を行い、当該提供の開始について利用申込者の同意を得なければならない。」
契約書の規定はなく、任意となっています。
保険者による実地指導時の自己点検シートに「契約書」という表記がありますが、作成義務はなく100%任意であることは保険者から確認済みです。
もちろん、利用者とのトラブル、訴訟リスクに対する法人のリスクマネジメントの一環として契約書の締結が必要との考え方は正当な判断と言えます。
ケアマネジャーのみならず複数の介護サービス事業者との契約に、何度も住所、氏名、捺印しなければならない利用者、家族に手間と時間的負担が発生していることも事実であり、トラブルに対するリスクマネジメントの視点と合わせ、利用者の負担、業務効率化といった様々な面から契約方法を検討する必要があります。
サンパチでは、契約書と重要事項説明書の内容を統合し、個人情報利用同意書、サービス利用割合を組み込んだ重要事項説明書(5ページ3枚)への署名のみ依頼しています。
捺印は廃止し、住所はあらかじめ印字しています。
書類を簡素化した分、重要事項説明書の説明は丁寧に行い、同意を得るよう心がけています。
大切なのは、書類の枚数ではなく、重要事項についての丁寧でわかりやすい説明と、内容を正しく理解していただいた上での、確かな同意であると考えています。
✔利用者家族の署名捺印の手間と時間の削減。
✔契約書を説明する、内容を聞く、事業者と利用者双方の手間と時間の削減。
✔印刷のコストと業務の削減