緊急性の高いもの、対話やディスカッションが必要なものなど、電話でなければならない要件はほんの一握りです。
LINEなどのチャットツール、メール、ショートメッセージ等でやり取りできれば良いのですが、それらが使えない時、または、それらより便利なツールが、Googleフォームです。
よく研修申し込みなんかで使われているアレです。
アレはケアマネジメント業務にも大いに活用できます。
しかも使い方は至って簡単、しかも無料。
もはや、Googleの各種ツール(workspace) なしでは、ケアマネできません！と言っても過言ではありません。
サンパチでは、
・サービス担当者への照会
・新規担当申込みフォーム（例えばコチラ）
・新規担当アンケート（事業所内）
・サービス担当者会議の日時調整アンケート
・時間外連絡用フォーム（準備中）
などに活用しています。
しかも、回答があったことをメールで通知してくれたり、回答内容がスプレッドシートへ自動入力されたりします。
そのスプレッドシートから「サービス担当者会議の要点」へコピペしたり、回答をフォームのまま、またはグラフにしてPDF保存することもできます。
例えば、電話で来るのがほぼ100%の新規利用者の担当依頼。
Googleフォームを活用できれば、すべて依頼者が細やかに記入して送信してくれます。電話で聞き取って、それをメモして、電話が終わってから受付シートへ転記する、といった業務を省略でき（省略時間20分※サンパチ調べ）、また、聞き間違いや書き間違いなく、正確に相談者からの情報を得ることができ、より確度の高い新規相談受付が可能となります。
本当はあまり教えたくないのですが、ココだけの話、おかげさまで「新規担当依頼フォーム」からのご紹介も多くなってきました😁
フォーム活用にご協力いただいている関係各所の皆様、いつも本当にありがとうございます。
✔LINEやメールでつながっていなくても、ネット環境さえあれば、パソコンでもスマホでもタブレットでも簡単に連絡調整ができる。
✔電話で聞き取って、メモして、書式に転記して、といった作業を完全にゼロにできる。しかも、こちらがほしい情報を確実にいただける。
✔相手方も都合の良い時間、スキマ時間で、じっくり考えをまとめながら、入力・回答することができ、双方にとって効率化メリットがある。
✔電話したら不在、折り返しもらったらこちらが不在、また電話するとまた不在、といった電話不在無限ループ、この世界からの卒業。