忘れた頃、数年ごとにちゃんとくる運営指導(実地指導)。
通知がくると、通常業務や寝る間も惜しんで、3年分またはそれ以上の、利用者や事業所内の記録を倉庫から引っ張り出し、チェックするというのが、よくある風景ではないでしょうか。
通常業務に影響が出るばかりか、連日の残業や報酬返還のプレッシャーから、大きな心身のストレスになりかねません。
また、運営指導当日に記録チェックが間に合わないということになれば、記録が不十分なことでの基準違反の指摘、最悪、介護報酬返還、もっと最悪だと、行政処分、指定取り消しとなってしまいます😅
運営指導の通知から、スタッフたちは連日の記録チェックで疲弊し、しかも、運営指導で記録漏れによる基準違反、介護報酬返還となると、個人的責任を感じてしまい、最悪の場合、休職、退職へとつながってしまいます。
最悪の話ばかりしてしまいましたが、実際に起こりかねない事例です。
ということで、サンパチでは、毎月27日を記録チェックの日に制定しています。
毎月27日の午前は、全員出社し、訪問予定を入れず、スタッフがお互いにお互いの記録を確認し合います。
運営基準減算につながる、一連のケアマネジメント業務の記録を中心にお互いに確認し合います。
管理者や主任が一方的に確認するのではなく、相互チェックをします。
チェックには統一された個々の業務管理シートを活用します。
一番気をつけなければならない毎月のモニタリング記録を忘れたままで、翌月に1日でも入ってしまうとOUT、運営基準減算、報酬返還となります。
万が一、27日の時点でモニタリング記録漏れがあっても、すぐに追記することでセーフとなります。
また、お互いの支援経過や会議録、アセスメントの記録など、普段見ることのない自分以外の帳票類を目にすることで、自分自身の気づきや学びにつながります。
記録確認後に、自らの記録の振り返り、気づきをシェアし、終了となります。
大事なことは、この気づきのシェアを事業所として積み上げていくことです。
これがやがて事業所の仕組み、ルールとして、組織化を図っていく上で大きな財産となります。
そして、今月も業務と記録おつかれさまでした、ということで、お弁当ランチをみんなでいただきます🍱
それもあってか、みんなとても熱心に取り組んでおります。
この仕組みにより、運営指導に対する恐怖心、苦手意識はかなり軽減されたと感じています。
もう、運営指導が待ち遠しいくらいです😁（嘘です）
✔運営指導の無駄な残業と過剰な心身ストレスを回避し、効率良く利用者のケアマネジメントに集中できる。
✔スタッフがお互いに記録を確認し合うことで、チェックに対する心理的負担を軽減すると共に、気付きや学びにつながる。
✔コンプライアンスをスタッフ個人に押し付けるのではなく、事業所として仕組み化し取り組むことで、個人の心理的負担の軽減が図られる。
✔️巷で聞かれる「ぐはっ、3年前の退職者の記録がない…」という悲痛な叫びも回避できる。
✔運営基準減算、事業所加算返還による数百万から数千万の損失リスクを低減し、事業の持続可能性を高める。