毎月、月初のケアマネジャーの大切な業務である実績入力と給付管理。
介護支援専門員の定義・業務といえば、介護保険法第七条・第八条にて「居宅サービス計画の作成」「市町村、サービス事業所等との連絡調整」「介護保険施設等への紹介その他の便宜の提供」等とされていますが、その他の付随業務も多く、国の分科会でも度々取り上げられています。
先日も、利用者の主治医、家族より「ケアマネさん、塩分控えめで、安くて、美味しい弁当の手配できますか？」との依頼があり、市内の配食サービスに電話をしまくり、1ヶ所だけ、該当するお弁当屋さんを見つけました。
家族にも感謝され、利用者の健康維持にもつながり、これはこれでやりがいのある仕事です。
当事業所では、現在約130名の担当利用者が延べ約300のサービスを利用しています。
毎月、月末月初には約300のサービスの実績がメールやFAXで届き、1件1件内容と単位数を確認しています。
開設当初は、給付管理とは各介護サービスとの実績単位数を寸分の狂いなく、ピッタリ合わせなければならないと思い込み、数日かけて、各介護サービスの数字を合わせることに魂を注いでいました。
しかし、よくよく国のQ&Aを見てみると、介護保険最新情報vol.71では、
とされており、
・給付管理とは、サービスごとの単位数の上限管理であること。
・サービス実績が、サービスごとの計画単位数を上回わらず上限管理に影響がない場合は、当所の「計画」を給付管理票へ記載すること。
がはっきりと明示されています。
さらに、ケアマネジャーが毎月目にしている給付管理票をよくよく見てみますと、
『給付計画単位数』を記載することとなっており、『給付実績単位数』ではありません。
なぜ、実績単位数をピッタリ合わせる風習ができたのかは不明ですが、自分自身、国の通知をしっかり読み込んでなかったことで自らの首を締めていた、ということになるかと思います。
ということで、現在は、数字に関しては、計画単位数を超えていないかどうかのみの確認となり、減っているものに関してはPCソフト上での修正はしません。(保険者確認済み)
そして、各サービス事業所からの実績報告にてサービス実績を把握し、なぜ変更になっているのか、なぜ単位数が減ったのか、その理由を確認することに注力しています。
感覚的に、3日程度要していた、実績・給付管理業務が、1日程度で終わるようになった、気がしています。
ケアマネジャーは、実績単位数の上限管理をしているので、単位数が減った場合は、サービス事業所側からケアマネジャーへ提供票の実績差し替えを依頼する必要はなく、それだけでサービス事業所の労力と時間も削減でき、これらの国の通知を正確に理解することは、ケアマネジャーとサービス事業所がお互いにWin-Winの関係を構築するためにとても重要なものであると思います。
担当利用者の支援に集中して注力していただくためにも、日々連携しているサービス事業所の業務の効率化も後押しし、Win- Loseでも、Lose-Winでもなく、今後もWin-Winの関係を構築していきたいと思います。
✔毎月の実績のピッタリ合わせから解放され、時間と労力を削減し、ケアマジメント業務に集中できる。
✔”数字を合わせること”ではなく、”予定通りの頻度、内容でサービス提供がされたか、変更理由は何か”といった、実績・給付管理本来の目的に注力できる。
✔毎月、月初の実績・給付管理が1日程度で終わるため、モニタリングや担当者会議等の調整、訪問に速やかに取り掛かれ、余裕を持った仕事ができる。
✔実績単位数をピッタリ合わせないため、入力ミスによる返戻がほぼ無くなり、当方のみならず、サービス事業所の労力と時間も浪費することがなくなり、返戻時のきまずい雰囲気を回避できる。