今回は、Googleスプレッドシートのご紹介です。
元来、福祉業界における事業所内での情報共有といえば「連絡文書の回覧→確認印」や「申し送りノートへの記入→確認印」が多く見られました。
しかし、リモートワーク下では、紙のやりとりは困難となりますし、文書を回して、ノートを回して、文書を受け取って、ノートを開いて、印鑑を押して、次の人に回す、、といった複数の手間が発生しています。
そんな時に大きな威力を発揮するのが、Googleスプレッドシートです。
それまでも、Excelファイルをクラウドストレージ(Googleドライブ)にて共有し、いつでも、どこからでも情報共有できるようにはしていましたが、そこで問題となるのは、共同作業ができない、つまり、複数人で同時に入力できないという点でした。
Excelファイルですので、1回1回保存しなければならず、複数人で同時に入力作業ができないため、”せっかく入力したのに消えてる!”という事態になってしまいます。
スプレッドシートを利用することで、ネット上で、複数人でリアルタイムで文字入力、共同編集が可能となります。
1回1回保存しなくても、リアルタイムで反映、保存されます。
サンパチでは、各ケアマネジャーの利用者リスト(進捗や加算状況)の共有や、近隣の施設空室状況リスト、消耗品の在庫状況リストまで、スプレッドシートにて共有しております。
操作方法はExcelとほぼ同じ、Excelファイルをスプレッドシートとして開くことができ、しかも無料です。
情報を入力したと同時に、相手がその情報を確認することができます。
ケアマネジャーや社会福祉士にはスピーディな情報共有は必要不可欠であり、適正な支援と生産性向上に取組む上では非常に有用なツールです。
さらに、サービス担当者への照会や、多職種とのリアルタイム情報共有、事例検討会のリアルタイム記録等にも活用できるなど、使い方次第で無限の可能性を秘めたツールです。
✔パソコンやタブレッド、スマートフォンから、いつでも、どこからでも、リアルタイムに情報共有ができる。
✔複数人で入力、編集しても、すべて正確に反映され、リアルタイムで共同編集ができる。
✔リモートワーク下でも、各利用者の状況などをリアルタイムに共有することができる。
✔チャットやメール、FAX、電話よりも、何よりも手間なくスピーディに情報共有ができる。
✔ペーパーレスによる手間と経費の削減ができる。